五顆星星的故事

文／邱威傑 froggy_chiu@hmg.com.tw
如果你是個常常參加記者會的媒體工作者，或者是其他常常需要離開辦公室去開會或跑客戶的業務員，你通常很難跟老闆證明自己到底在忙什麼。畢竟你離開了辦公室，也可能只是到35元的咖啡廳混過一個下午。看著休閒餐飲店裡坐著一堆穿西裝打領帶的看報族，你叫老闆怎麼不擔心？最好的解決辦法就是把你的行事曆分享出來，讓老闆知道你今天的行蹤，讓你的老闆瞭解你行事曆上落落長的辛苦。
如果你們公司常常舉辦各種活動或講座，但又覺得老是發跟垃圾信沒兩樣的通知函實在很麻煩，那又該怎麼辦呢？共享行事曆也是個很好的作法。你可以透過一些第三方軟體或網頁套件，把Outlook裡的行事曆發佈出去。但如果你們的公司剛好有使用微軟的Exchange Server，內建的分享功能就是最簡便的解決方案。Exchange Server聽起來高深莫測，不過你可以把真正困難的地方留給MIS；而你只要在公司裡擁有一個合法的信箱帳號，而且能夠正常存取區域網路的話，你就能開通這項服務。
必須注意的是，這項共享行事曆的功能不能使用在建立於本地端電腦裡的行事曆上，所以你必須動用到你在Exchange Server上所被允許擁有的虛擬空間。別擔心，區區幾百筆行事曆資料不會塞爆你的信箱的。

分享行事曆
首先，就是把你的行事曆分享出去。如前所述，你必須先建立一個存放於伺服器上的行事曆資料夾。如果你已經建立了一大堆資料在自己的電腦上呢？沒關係，請複製你在電腦上所建立好的行事曆資料夾，然後依照以下所教的步驟，完成搬遷資料的動作即可。這些動作並不困難，身處於資訊時代，千萬不要浪費唾手可得的IT資源啊。

1.選擇檔案→新增→資料夾，然後就會出現一個建立新資料夾的視窗。

2.在這個建立新資料夾視窗裡，請先輸入你所喜歡的資料夾名稱，然後將它存放於Exchange Server的遠端資信箱內。這個位置通常就在你本地端信箱的下面。

3.回到Outlook主頁面，選擇行事曆標籤。這時你會發現裡面「我的行事曆」欄位內多了新增的項目。如果你儲存的位置正確，點擊新增的項目之後，就可以在左下方看到如圖的「共用我的行事曆」選項。

4.在行事曆內容視窗的權限標籤裡選則你所希望的存取權限。一開始只會有預設和匿名兩種，先選擇預設，然後按下確定鍵。
設定共用行事曆權限
經過以上的動作，行事曆資料夾就已經成功地分享出去。但是，預設的狀況下只能讓網域內的使用者讀取到資料夾的存在，不能看到裡面的內容，更不能擅自做出任何更動。這樣子的共用狀態不就等於白搭嗎？之所以會有這種現象，乃是為了資料安全之故。所以接下來，你必須進一步設定存取權限。

1.選取你新增的行事曆項目，然後按下滑鼠右鍵，在功能表中選取「共用」。

2.這時又會回到行事曆內容的視窗畫面，點擊中央的「新增」，就會出現Exchange Server上的使用者清單。你可以手動輸入允許讀取你行事曆內容的使用者，也可以直接點選列表中的人物。在這裡所選擇的是電腦上班族這個群組。

3.這時，權限標籤下的清單就會多出了電腦上班族這個群組，你只要在下方選擇你所希望的權限層級，這個群組就可以依照你訂下的規則來使用這行事曆了。這裡所選擇的權限層級是可以讀取和建立新資料、但只能刪除個人建立之項目，而不能編輯或刪除他人的項目。
取得共用的行事曆
分享出去的行事曆該如何取用？如果你開放了自己的行事曆，也得教教你的同事該怎麼訂閱你的每日更新吧？方法很簡單，就是直接搜尋你們存放在Exchange Server上的共同聯絡簿就對了！只要你的行事曆有確實分享出去，其他同事就可以很快地從你的名字上找到資料夾囉。

1.同樣在你的行事曆主畫面裡，選取左下方的「開啟共用行事曆」功能。

2.接著會出現一個很小的輸入視窗，你可以選擇直接輸入姓名（如果很確定發表共用行事曆之人物的姓名的話）。也可以點擊左邊的「名稱」，開啟所有人物的清單來點選。然後按下確定。

3.回到行事曆主畫面，你會發現對方的行事曆已經新增到「我的行事曆」欄位內。你只要點選新增的項目，就可以看到共用行事曆的所有內容。如果全現有開放的話，甚至還可以在上面新增自己的約會呢。
轉寄你的行事曆項目
在有Exchange Server的環境下服務，的確可以使用很多新奇的功能，例如本期雜誌也有介紹的Push Mail。但如果你身在沒有Exchange Server的環境，又想要分享自己的行事曆內容時，可以考慮將想分享的項目轉寄出去。雖然這是單次單項的轉寄功能，不過也很適合用來交待特定的會議時間，比單純寄信告知要有效率。

1.在行事曆主畫面裡選取你想要轉寄或分享的約會項目，然後按下滑鼠右鍵，再於功能表上選取「轉寄」功能。

2.這時會出現轉寄郵件的視窗，就和平常轉寄郵件一樣，輸入你想要轉寄的對象，然後按下左上的傳送鍵即可。

3.對方將會收到如圖的這樣一封信，收信者只要點擊附件上的約會項目，就可將轉寄過來的約會項目加入自己的行事曆內。是不是也很方便呢？
發送會議邀請函
轉寄行事曆其實比較接近告知，但沒什麼互動的功能。如果你是想要舉行某個會議或活動，一方面想要確定人數，一方面也想徵詢大家對時間的意見時，就可以考慮發送「與會邀請」。但必須提醒的是，要使用這項功能，彼此都必須是Outlook的使用者才行。

1.在行事曆主畫面上選取你想要發送邀請函的約會項目，開啟它。

2.接著在約會排程畫面選擇上方的「邀請與會者」，這時就會跟著出現收件者的欄位。你可以直接在欄位裡輸入電子郵件位址，或者是點擊左邊的收件者按鍵。

3.點擊收件者按鍵後，就會出現連絡人的清單，你可以在上面挑出想要邀請一同與會的同伴。

4.若收信的那一方也是Outlook的用戶，開啟郵件後，就會進入這個很像一般郵件畫面、但又略有不同的視窗。被邀請者可以選擇「接受」（即會自動建立行事曆項目）或是拒絕，也可以點擊「建議新時間」，提出不同的活動時間提案。